Делопроизводство

Модуль CompanyMedia «Делопроизводство» позволяет:

• Контролировать и координировать процессы, связанные с ведением документооборота в организации.
• Упорядочить работу сотрудников по работе с документами.
• Минимизировать создание документов на бумажном носителе.
• Унифицировать документы организации.
• Предоставить обобщающую информацию по заданной выборке.
• Разграничить права доступа между участниками документооборота.
• Персонализировать рабочие места в соответствии с бизнес - ролью.
• Организовать выполнение работ не только со стационарного рабочего места, но и через web-интерфейс или мобильное рабочее место.

В модуле реализованы следующие функции:

• Подготовка проектов документов
• Согласование документов
• Направление документов на подпись и их подписание
• Регистрация входящих, исходящих, внутренних и организационно-распорядительных документов
• Направление документов на ознакомление
• Внесение резолюций/выдача поручений
• Постановка на контроль и снятие с контроля документа в целом, резолюций и поручений
• Предоставление сведений об исполнении заданий и документов
• Контроль исполнения заданий и документов
• Отнесение документов в дела
• Направление документов в архив

Для исполнителя предоставляется доступ работы с документами (создание проектов документов, согласование, подписание, ознакомление) как в интерфейсе Lotus Notes, так и в web – интерфейсе.

Для делопроизводителей организовано электронное отнесение документов в дела, централизованное хранение и учет входящих, исходящих, внутренних, организационно-распорядительных документов, обращений граждан (письменные, электронные, личный прием). Использование штрих-кодов и QR кодов.

Для руководителей предоставляется доступ работы с документами web – интерфейсе и с мобильных рабочих мест (iPad, iPhone, BlackBerry). Руководитель может работать с документами самостоятельно или с помощью помощника.

Возможность визирования, подписания и утверждение документов в электронной форме с применения электронной цифровой подписи.

Полнотекстовый поиск данных (быстрый поиск по ключевому слову).

Автоматизированный контроль исполнения документов. Отображение хода выполнения поставленных задач.

Ведение статистической отчетности.

Построение и печать отчетных форм.

Краткое описание основных функций

Создание проекта документа

Рис 1. Подготовка проекта документа начинается с создания карточки документа (заполнение электронной формы).

Рис 2. Создание проекта документа в Web-интерфейсе.

При работе над документом используются шаблоны документа. Они позволяют унифицировать и ускорить работу над документами того или иного вида. Шаблоны документа особенно активно используются для создания стандартных (типовых) документов.

Проект документа может быть направлен на согласование, подписание и регистрацию.

Согласование проекта документа

Инициатором отправки документа на согласование может являться автор проекта или делопроизводитель, а также любой пользователь, имеющий доступ к проекту документа для чтения. Участниками согласования могут быть любые пользователи системы.

Инициатор согласования может указать параметры согласования: тип согласования, срок, выбрать участников согласования.

При инициации начала процесса согласования визирующий сотрудник получает уведомление. Результаты согласования хранятся в системе вместе с документом.

Рис 3. Лист согласования в интерфейсе Lotus Notes.

Рис 4. Лист согласования в web – интерфейсе.

Рис 5. Согласование с мобильного рабочего места.

Рис 6. Согласование с мобильного рабочего места.

Подписание и регистрация документа

Пользователь системы, указанный как подписывающий данный документ, получает уведомление об отправке документа на подпись. Он открывает форму документа, просматривает его и либо подписывает, либо отказывает в подписи.

Рис 7. Подписание документа в web – интерфейсе.

Рис 8. Подписание документа с мобильного рабочего места.

Рис 9. Подписание документа с мобильного рабочего места.

После подписания документ поступает на регистрацию.

Ознакомление с документом

Зарегистрированные документы могут направляться на ознакомление одному или нескольким лицам. Инициатором отправки документа на ознакомление может быть любой пользователь, имеющий доступ к документу для чтения. На ознакомление может быть направлен только подписанный документ.

Рис 10. Ознакомление с документом.

Внесение резолюций и выдача поручений

Резолюции вносятся руководителями, в адрес которых поступил документ, или лицами, замещающими их в СЭД.

Рис 11. Внесение резолюций в интерфейсе Lotus Notes.

Рис 12. Выдача резолюций и поручений с мобильного рабочего места.

Предусмотрена возможность выдачи поручений как исполнение к поступившему документу, так и самостоятельных поручений.

Рис 13. Поручения с мобильного рабочего места.