Внедрение СЭД CompanyMedia

ОСНОВНЫЕ КОНКУРЕНТНЫЕ ПРЕИМУЩЕСТВА

Корпоративность

Архитектура CompanyMedia была изначально спроектирована на такой корпоративный режим работы, когда в список участников согласования, исполнителей или адресатов и т.д. можно было бы выбрать как сотрудников текущей организации, так и других организаций Заказчика, где установлена СИСТЕМА.

Механизмом, обеспечивающим надежный гарантированный режим доставки документов между организациями или между удаленными площадками одной организации, является репликация баз данных Lotus Notes/Domino. Почтовые средства (Notes или Exchange) используются только для оповещений сотрудников о поступлении новых документов или заданий, однако из этих оповещений можно по ссылке открыть сами документы или задания.

Система поддерживает ключевые принципы корпоративности:

  • Единое информационное пространство всей организации, включая ее территориальные филиалы: «сквозной» делопроизводство и «сквозные бизнес-процессы», охватывающие несколько организаций компании;
  • Работа со штатным расписанием всех филиалов и всем персоналом организации: пользователь любого регионального подразделения имеет возможность совместно работать над документом с любым сотрудником компании, подключенным к системе;
  • Институт замещающих, обеспечивающий возможность осуществлять работу с документами руководителей их помощникам или секретарям;
  • Институт аудиторов, позволяющий получать руководителям доступ по чтению к документам, с которыми работают их подчиненные или какие-либо отдельные сотрудники;
  • Списки персонала всех организаций доступны всем подразделениям холдинга;
  • Общедоступные списки внешних организаций.
    • Масштабируемость

      Архитектура Системы поддерживает основные требования к масштабируемости корпоративных систем. Трехуровневая архитектура системы специально рассчитана на территориально - распределенную организацию и подключение новых документоориентированных систем.

      Каждая из прикладных подсистем CompanyMedia имеет возможность осуществлять взаимодействие с другими прикладными подсистемами или с базовыми сервисами и справочниками. Все это возможно благодаря встроенной в CompanyMedia технологии ActiveFrame, играющей роль промежуточного слоя между Lotus Notes и прикладной подсистемой. Таким образом, можно говорить о 3-х уровневой структуре построения системы: базовое программное обеспечение Lotus Notes/Domino, ActiveFrame и прикладные подсистемы.

      Функциональная масштабируемость

      • подключение любых новых комплектов приложений или баз данных на Lotus Domino, разработанных как специалистами «Айкам», так и специалистами Заказчика;
      • подключение внешних систем, реализованных на реляционной модели хранения данных.

      Географическая масштабируемость

      • неограниченное число рабочих мест и вовлеченных в систему организаций
      • неограниченное количество новых организаций, которые можно подключить к системе
      • неограниченное количество новых подразделений холдинга, филиалов и сотрудников

      Поддержка многоструктурности Заказчика

      Любые изменения организационной структуры (перевод сотрудников, состав делопроизводителей, замещающих, создание или ликвидация подразделений, данные об организациях и др.) "подхватываются" системой "налету". Выполняется автоматическое поддержание целостности данных — реквизитов организаций, данных о сотрудниках, реквизитов документов, прав доступа.

      Эффективная поддержка всех видов, типов и схем документооборота организации

      Виды документооборота:

      • Горизонтальный (внутренние документы организации);
      • Вертикальный (организационно - распорядительные документы или ОРД);
      • Внешний (входящая и исходящая корреспонденция);
      • Объединение головного офиса и всех дочерних и зависимых предприятий холдинга «сквозным» делопроизводством в корпоративном масштабе.

      Делопроизводство -> Документооборот

      • Подключение к системе руководителей и исполнителей для непосредственного участия в процессе работы с документами;
      • Обязательное хранение содержания документа;

      Одна организация -> вся компания (холдинг)

      • Движение документов между территориально-удаленными подразделениями, филиалами, смежными структурами (сквозное делопроизводство);
      • Контроль деятельности всех сотрудников организации;
      • Процессы, охватывающие несколько удаленных подразделений организации (контроль исполнения документа, визирование, рассылка и т.д.);

      Типы автоматизации документооборота

      CompanyMedia позволяет решать задачи или полностью электронного документооборота, или смешанного документооборота, или информационной поддержки бумажного документооборота.

      При полностью электронном документообороте все документы должны быть представлены в системе в электронном виде, а на бумажный носитель документ выводится только в виде твердой копии для удобства чтения или для передачи другим организациям. Кроме того, в электронном документообороте пользователями системы являются все руководители и сотрудники, работающие с документами.

      При смешанном документообороте часть задач полностью решается внутри системы, а другая часть в виде поддержки бумажного документооборота. Например, секретари и исполнители работают с электронными документами, а руководство работает с распечатанными секретарями документами. Другим примером смешанного документооборота является поэтапный ввод в действие электронного документооборота, когда еще не все подразделения подключены к системе.

      При бумажном документообороте оригиналом (первоисточником) считается бумажный документ, а в системе хранится или только реквизитная часть документа и история его исполнения, или еще и электронный образ документа или текстовый файл. В этом варианте с системой работают как минимум делопроизводители, а как максимум делопроизводители и некоторые исполнители и руководители, для которых необходим режим непосредственной работы, например при использовании электронно-цифровой подписи под резолюциями или в листах согласования.

      Важно подчеркнуть, что в CompanyMedia предусмотрены важные особенности поддержки бумажного документооборота, например:

      • фиксируется место регистрации документа;
      • фиксируются все места хранения документа во всех подразделениях, задействованных в исполнении документа;
      • фиксируется информация о доставке документа;
      • ведется автоматическое формирование дел по хронологическому и предметно-вопросному принципам;
      • учитывается движение каждого экземпляра и его копий для документов строго учета (например, ДСП);
      • штрих-кодирование для удобства поиска в базах карточек документов или для потокового ввода сканируемой входящей корреспонденции;
      • разбиение баз данных по годам и по типам;
      • В то же время в CompanyMedia присутствуют все необходимые элементы электронного и смешанного документооборота:

        • работа с содержательной частью документа и приложений к нему;
        • электронное согласование (последовательное и параллельное, по сценарию или произвольное, линейное или вложенное) и ознакомление;
        • поиск по любому набору реквизитов и по контексту;
        • использование электронно-цифровой подписи;
        • участие в работе с системой всех руководителей и сотрудников в коллективном режиме;
        • механизмы замещающих;
        • распечатка по фирменным бланкам;
        • поддержка on-line и off-line работы с системой без необходимости ручных операций по синхронизации данных между узлами системы;
        • автоматическое отслеживание изменений в документах при изменениях в организационной структуре и в других справочниках системы – обеспечение актуального доступа при перемещениях, увольнениях, поступлениях на работу сотрудников;

        Гарантия доставки управленческой информации

        Архитектура CompanyMedia специально спроектирована в расчете на территориально-распределенную организацию с различными по качеству и скорости каналами связи.

        Передача выполняется на основе специально разработанных механизмов и разграничения прав доступа к документам, что обеспечивает 100% гарантию доставки управленческой информации и документов при передаче их между организациями холдинга и рабочими местами исполнителей.

        Система получения уведомлений синхронизирована с доставкой документов, по которым сформированы эти уведомления. Это разрешает проблему, когда в удаленной организации сотрудник получает уведомление, а открыть документ по нему в базе данных не может (размер документа можем быть большим и время на его передачу тратиться больше, чем на передачу уведомления).

        Легкое исправление ошибок операторов при работе в корпоративной базе, т.к. маршрутизация определяется выбранными фамилиями из соответствующей организации.

        Управление доступом к информации

        В CompanyMedia предусмотрены следующие возможности по управлению доступом к информации через НАСТРОЙКИ системы:

        • Автоматическое ограничение доступа на чтение по указываемым атрибутам документа - «вижу только те документы, к которым имею отношение»;
        • Автоматическое ограничение доступа на редактирование по указываемым атрибутам документа - «не все, что вижу, могу редактировать»;
        • Дополнительные читатели документов;
        • Установка прав на редактирование частей документа (карточки) в зависимости от статуса документа и от того, кто пытается редактировать документ;
        • Блокировка открытия, сохранения документа в зависимости от значения полей карточки документа или от того, кто выполняет эту операцию;
        • Автоматическое отслеживание доступа при изменениях в оргструктуре, передаче дел при переводе, увольнении;
        • Режим замещающих (делегирование прав на создание и редактирование) и аудиторов (делегирование прав на чтение);
        • Использование в схемах доступа «структурных» групп – все сотрудники подразделения, все сотрудники нижестоящих или вышестоящих подразделений, все руководители нижестоящих подразделений, вышестоящих подразделений. Причем можно назначать схему доступа с замещающими руководителей или без них.

        Проверенная временем методология ведения проектов внедрения систем электронного документооборота

        • Управление проектом по методологии AVM;
        • Организационная, методологическая и нормативная база внедрения;
        • Положения об управлении проектом;
        • Оперограммы типовых бизнес-процессов;
        • Программы-методики испытаний для всех прикладных подсистем;
        • Комплекты проектных документов;
        • предварительные - опросные листы, анкеты;
        • сопровождающие внедрение - схемы документооборота, настроечные таблицы;
        • эксплуатационные - разработана политика администрирования системы;
        • Восемь специализированных учебных курсов для всех категорий пользователей системы и технических специалистов;
        • Учебная и методическая литература;
        • организация проекта внедрения;
        • корпоративные стандарты;
        • организация подготовки и переподготовки персонала, программы обучения.
        • Независимость от средств коммуникации

          • Любые каналы связи: коммутируемые линии, интернет, спутниковые каналы связи
          • Все популярные сетевые протоколы – TCP/IP, Netbios, SPX/IPX, X25, Banyan Vines
          • Административная и коммуникационная структура системы не зависимы друг от друга
          • Оптимальная сетевая топология, обеспеченная специальной базой данных «Структура системы», содержащая списки установленных баз данных с указанием внутренних серверов организаций и коммуникационных серверов для организаций:
          • автоматическая маршрутизация репликаций
          • минимальная загрузка сетевого трафика и серверных ресурсов
          • возможность использования надежных линий связи только до ближайшего узла

          Низкие затраты на администрирование и управление системой

          • Централизованное администрирование корпоративными БД (Главные администраторы)
          • настройка коммуникационной структуры;
          • регистрация баз данных по организациям;
          • установка прав доступа к корпоративным базам;
          • Самостоятельность филиалов в выборе набора БД и управления ими (региональные администраторы);
          • Делегирование функций определенным сотрудникам по ведению своей ветви структуры организации в части системных настроек;

          Интеграция с кадровой системой:

          • Получение сигналов от внешней кадровой системы по изменениям в оргструктуре
          • Получение сигналов от «СМ-Управление персоналом» по изменениям в оргструктуре
          • Выборочное принятие в обработку сигналов (штатная структура и структура организации для документооборота могут не совпадать)

          Преимущества базового программного обеспечения

          CompanyMedia является прикладным решением, базирующимся на технологии Lotus Notes/Domino компании IBM. Программный продукт Lotus Notes/Domino является общепризнанным мировым лидером в области коммуникационных систем, систем электронного документооборота и автоматизации деловых процессов, коллективной работы и управления знаниями. Не случайно около 100 миллионов пользователей во всем мире используют возможности этого программного продукта сочетающего в себе:

          • Почтовую коммуникационную инфраструктуру корпоративного масштаба;
          • Средства для коллективной работы, координации и планирования деятельности сотрудников организации;
          • Систему управления электронными документами корпоративного масштаба;
          • Глобальные средства доступа и распространения информации;
          • Средства защиты информации;
          • Средства быстрой разработки и внедрения стратегических прикладных систем коллективной работы;
          • Средства доступа и создания инфраструктуры WWW.

          Особенности использования в случае наличия инфраструктуры microsoft exchange/outlook

          Архитектура CompanyMedia, а также развитые интеграционные возможности базового программного обеспечения Lotus Notes, позволяет использовать имеющуюся в наличии инфраструктуру системы групповой работы на базе Microsoft Exchange/Outlook. В этом случае предлагается использовать сервер Lotus Domino только как сервер приложений, а клиент Lotus Notes только в качестве рабочего места для специалистов в области ДОУ (сотрудники канцелярий, общих отделов и т.п.), так как их рабочие места требуют развитого и сложного интерфейса.

          Сервер Domino, работая в режиме интеграции с Microsoft Exchange, обеспечивает рассылку уведомлений и ссылок на документы посредством электронной почты, а работа с документами обеспечивается в среде Internet Explorer, т.е. пользователь пользуется привычными средствами, такими как Microsoft Outlook и Microsoft Internet Explorer, имея в наличии как средства групповой работы, так и средства системы электронного документооборота.

Яндекс.Метрика